Każdego dnia w całej Polsce dochodzi do kilku tysięcy przypadków utraty danych z nośników elektronicznych. Choć część z nich dotyczy danych prywatnych o niewielkiej wartości dla ich właścicieli, to nadal duży udział w rynku data recovery mają dane należące do firm i instytucji, wykorzystywane w ich codziennej pracy.
Z roku na rok rośnie ilość wytwarzanych danych cyfrowych – szacuje się, że w 2018 roku ich przyrost osiągnie poziom 50 000 GB danych na sekundę. Ponad 3/4 z tej wartości stanowią informacje cyfrowe należące do przedsiębiorstw i różnego rodzaju instytucji. Jak można się spodziewać, dane firmowe wytwarzane przez pracowników są istotne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, wykorzystywane są bowiem w jego bieżącej działalności, w związku z obsługą klientów, czy realizacją procesów biznesowych zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa oraz w relacji z podmiotami zewnętrznymi.
W większych organizacjach wdrażane są zazwyczaj procedury i mechanizmy do automatycznego wykonywania kopii zapasowych danych, przechowywanych na stacjach roboczych poszczególnych użytkowników. W niektórych instytucjach działania mające na celu zapewnienie integralności systemów informatycznych i ciągłości dostępu do cyfrowych zasobów są tak zaprojektowane, by użytkownicy nie przechowywali żadnych danych na swych komputerach, lecz by informacje automatycznie zapisywały się bezpośrednio na firmowych serwerach. Jednakże, nawet przy takich obwarowaniach, zdarzają się przypadki utraty danych – czasami ludzie nie stosują się do narzuconych im procedur, innym razem zawodzi sprzęt. Niezależnie jednak od przyczyny utraty danych, skutkiem zawsze jest brak dostępu do zasobów cyfrowych.
A informacje są dla przedsiębiorstwa zwykle na tyle cenne, że konsekwencje ich utraty są odczuwalne dla całej organizacji. W efekcie utraty danych firmy napotykają najczęściej na następujące problemy:
- Nie mogą prowadzić dalszej działalności bez utraconych danych – kiedy utracone zostały np. dane dotyczące wiodącego projektu nad którym pracowała firma, bądź który stanowił podstawę jej działalności i nie ma możliwości jego odtworzenia, ponieważ wersja cyfrowa stanowiła jedyny egzemplarz danych.
- Następuje czasowe wyłączenie firmy z działania, ponieważ dane co prawda można odtworzyć na podstawie zapisów papierowych, ale proces ich odtwarzania jest niezwykle czasochłonny i kosztowny.
- W wyniku utraty danych z krótkiego okresu, który upłynął od ostatniego backupu istnieje możliwość ich ponownego wytworzenia stosunkowo niewielkim wysiłkiem.
W zależności od tego, na ile strategiczne są utracone dane, zapada decyzja o ich odzyskiwaniu, bądź nie. Dodatkowo, jeśli dane należą do pierwszej, bądź drugiej grupy, firmy często decydują się na uruchomienie procesu odzyskiwania danych w specjalnym trybie ekspresowym, który oferuje większość usługodawców z branży data recovery. Rygor ten oznacza, że prace nad nośnikiem rozpoczynają się niezwłocznie po jego dostarczeniu do laboratorium firmy odzyskującej dane i trwają nieprzerwanie do momentu przywrócenia dostępu do danych. W trybie zwykłym nośnik trafia bowiem do kolejki zleceń, gdzie przez kilka dni oczekuje na poddanie go analizie. Również realizacja samego procesu odzyskiwania danych trwa zwykle od kilku do kilkunastu dni. Nie każdy podmiot może pozwolić sobie zatem na brak dostępu do danych nawet przez dwa – trzy tygodnie. Właśnie na takie szczególne przypadki firmy data recovery przygotowały procedurę związaną z niezwłoczną realizacją zlecenia, tak by przestój w firmie która dane utraciła był możliwie najkrótszy. Jak można przypuszczać operacja taka jest oczywiście dodatkowo płatna, jednak czasami dane są po prostu bezcenne, tj. w przypadku ich całkowitej utraty firma będzie zmuszona do zaprzestania swej działalności, traci bowiem core swego biznesu.
Jakie dane tracą zatem firmy, których brak może być dla nich aż tak dotkliwy:
- Bazy danych klientów
- Dane finansowe i strategie rozwoju firmy
- Dokumenty wykorzystywane w bieżącej działalności firmy
Są to ogólne kategorie danych cyfrowych, przetwarzanych praktycznie w każdej firmie. Poza tym, w zależności od specyfiki branży, mogą być to dodatkowo:
- Zapisy z programu księgowego obejmującego rozliczenia oraz dokumentację klientów biura rachunkowego
- Historie chorób wraz z całą towarzyszącą im dokumentacją pacjentów placówek medycznych
- Projekty technologiczne, schematy wykorzystywane w pracy przedsiębiorstwa produkcyjnego
- Zapisy ustawień maszyn przemysłowych wykorzystywanych w procesie produkcyjnym
- Bazy danych w firmach pracujących wyłącznie w oparciu o bazę, np. firma handlowa czy świadcząca usługi marketingowe na zlecenie innych podmiotów
- Kod źródłowy tworzony przez firmę informatyczną na potrzeby tworzenia dedykowanego systemu na zamówienie klienta
- Kod źródłowy oprogramowania mającego stanowić podstawowy produkt przeznaczony do komercjalizacji przez startup
- Materiał filmowy nagrany przez firmę producencką w celu odsprzedaży do emisji w telewizji, bądź zrealizowany wręcz na zamówienie wybranej stacji
- Zdjęcia wykonywane przez profesjonalnego fotografa na konkretne zamówienie, np. obejmujące wesele czy inne wydarzenie, którego nie da się już powtórzyć
- Projekty architektoniczne opracowywane przez biura projektowe
- Wyniki badań stanowiące efekt długotrwałych analiz prowadzonych przez jednostkę naukowo badawczą
To oczywiście tylko przykład typów cyfrowych danych, wskazujący na różnorodność branż i podmiotów, którym przydarzają się przypadki utraty dostępu do danych. Jeśli chodzi bowiem o awarie nośników to niestety nie ma żadnej reguły – psują się zarówno te drogie, stosowane w profesjonalnych rozwiązaniach, które przynajmniej teoretycznie mają zapewniać poczucie bezpieczeństwa ich właścicielom, jak również najprostsze sprzęty powszechnie wykorzystywane do przetwarzania danych cyfrowych.
