Jeśli komuś wydaje się, że firma bierze swój początek podczas rejestracji w stosownych urzędach – jest w błędzie. Oczywiście z formalnego punktu widzenia wypełnienie wielu formularzy i przekazanie ich do właściwych instytucji stanowi warunek konieczny rozpoczęcia sprzedaży, bądź świadczenia usług, jednak samo podpisanie umowy spółki, czy wysłanie zgłoszenia do państwowej ewidencji nie sprawi, że podmiot zacznie funkcjonować na właściwym sobie rynku.
OFERTA, MAIL I STRONA WWW JAKO POCZĄTEK WSPÓŁCZESNEJ FIRMY
W większości przypadków dopiero wytworzenie różnego typu plików i dokumentów cyfrowych sprawia, że przedsiębiorstwo zaczyna żyć. Choć w większości przypadków już samo założenie firmy wiąże się z przygotowaniem umowy spółki i przesłaniem jej do notariusza, bądź zgłoszeniem podmiotu do rejestru CEiDG lub KRS z wykorzystaniem formularzy wypełnianych elektronicznie.
By zacząć prowadzić faktyczną działalność potrzebna jest także oferta, strona, czy sklep internetowy oraz poczta mailowa – oczywiście wytworzone przy użyciu narzędzi nowych technologii.
W dalszej kolejności, w zależności od charakteru działalności oraz branży, w której firma będzie funkcjonowała tworzone są elektroniczne bazy klientów – w oparciu o arkusze excel, bądź profesjonalne programy bazodanowe.
Następnie wraz z rozrostem organizacji i zatrudnianiem kolejnych pracowników, firma generuje i archiwizuje niezliczone ilości plików elektronicznych, obejmujących różnego rodzaju dokumentację, pisma oraz umowy. Także duża część komunikacji wewnętrznej, pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu prowadzona jest przy wykorzystaniu poczty mailowej, bądź komunikatorów internetowych, nie mówiąc już o wymianie informacji ze światem i klientami przedsiębiorstwa.
DEDYKOWANE PROGRAMY I APLIKACJE DO OBSŁUGI FIRMY
Na pewnym etapie działalności firmy, korzystanie z wielu różnych narzędzi ułatwiających oraz automatyzujących procesy biznesowe zachodzące w organizacji staje się niewygodnie i niewystarczające, dlatego firmy wdrażają systemy typu CRM, czy ERP. Rozwiązania te, z czasem stają się także podstawowym narzędziem wspomagającym zarządzanie firmą, a informacje z nich uzyskiwane – analizy, zestawienia i reporty pozwalają na podejmowanie strategicznych dla przedsiębiorstwa decyzji.
Firmy dla których możliwości gotowych aplikacji są niewystarczające, bądź które prowadzą specyficzną działalność, decydują się często na stworzenie dedykowanego im instrumentu, uwzględniającego wszystkie potrzeby i oczekiwania jednostki. Jest to zwykle droższe od dostępnych na rynku programów, ale stanowi szyte na miarę rozwiązanie, gotowe przetwarzać dowolne typy informacji.
Taka naturalna cyfryzacja obejmuje zdecydowaną większość małych i średnich przedsiębiorstw, nie mówiąc już o dużych organizacjach i korporacjach, które praktycznie od początku opierają się na zasobach cyfrowych. Poza tym specyfika działania niektórych branż wymaga korzystania z narzędzi elektronicznych praktycznie od początku ich funkcjonowania – trudno dziś wyobrazić sobie call center, sklep prowadzący sprzedaż dużej ilości artykułów, a tym bardziej udostepniających je w sieci, czy chociażby biuro rachunkowe bez korzystania z plików zapisywanych na komputerach i systemach informatycznych.
CYFROWY KAPITAŁ FIRM
Nie od dziś wiadomo, że dane cyfrowe stanowią największą wartość i najcenniejszy kapitał współczesnych przedsiębiorstw, jednak nadal nie wszyscy zdają sobie sprawę, dokąd zaprowadził nas postęp technologiczny i jak mocno staliśmy się zależni od dysków twardych, macierzy raid, serwerów, systemów informatycznych i internetu. Dopiero utrata dostępu do cyfrowych zasobów firmy sprawia, że osoby zarządzające przedsiębiorstwem zaczynają uświadamiać sobie wagę danych oraz rozmiar strat wynikających z awarii nośników. Tym bardziej, że ponowne wytworzenie niektórych informacji, bądź ich odtworzenie na podstawie papierowych odpowiedników bywa niezwykle czasochłonne, obarczone dużymi nakładami pracy, a czasami wręcz niemożliwe.
ODZYSKIWANIE CYFROWYCH DANYCH FIRMOWYCH
W przypadku utraty danych firmowych znowu do akcji wkracza technologia – specjaliści z laboratorium odzyskiwania danych przywracają dostęp do cyfrowych informacji utraconych na skutek przypadkowego usunięcia, działania wirusów, czy akcji sabotażowych, a także fizycznych awarii nośników wynikających ze zużycia sprzętu oraz błędów użytkowników. Odzyskiwanie plików, odzyskiwanie baz danych, czy odzyskiwanie poczty mailowej to codzienność firm data recovery, tym bardziej, że z badania przeprowadzonego przez firmę Arconis International GmbH – World Backup Day Survey wynika, iż w 2018 roku dane utraciło 29 % firm pomimo posiadania systemów backupowych.
Firma zaczyna się od danych i kończy na danych – jak wskazują statystki niemal 22% podmiotów, które bezpowrotnie utraciły wszystkie swoje zasoby cyfrowe zamyka swój biznes, bądź doznaje znacznych strat finansowych.
