Każdego dnia konsultanci infolinii firm data recovery odbierają co najmniej kilka połączeń od osób zainteresowanych odzyskaniem danych, które już w rozmowie telefonicznej oczekują deklaracji, że utracone przez nich dane na pewno da się odzyskać.
Z jednej strony jest to zrozumiałe – po to człowiek telefonuje do specjalisty, by móc uzyskać profesjonalną i wyczerpującą poradę dotyczącą jego problemu. Nie byłoby w tym jednak nic dziwnego, gdyby nie fakt, że klient najczęściej nic nie wie na temat przyczyn, bądź okoliczności uszkodzenia dysku czy telefonu, ani jakie czynności i operacje na danych wykonywane były po wystąpieniu usterki, bądź usunięciu informacji. Często bywa również tak, że klient chce zaczerpnąć informacji w imieniu znajomego, który był użytkownikiem sprzętu i nie ma najmniejszego pojęcia nawet na temat sprzętu, nie zna również jego podstawowych parametrów. A są to informacje, które determinują często skuteczność pracy serwisu data recovery.
Rozmowa z klientem zaczyna się zatem zwykle od zadawanego przez niego ogólnego pytania, czy firma jest w stanie odzyskać dane z telefonu. Konsultant biura obsługi klienta, by móc przekazać klientowi wiążącą odpowiedź, próbuje uzyskać informacje mające na celu przybliżenie nieco okoliczności utraty danych, pyta też o markę telefonu i jego model. Niektóre egzemplarze najnowszych smartfonów zupełnie odporne są na działanie procesu data recovery, ponieważ stosowane przez producentów metody zapisu informacji nie pozwalają na przywracanie dostępu do danych, przy użyciu dostępnych dziś narzędzi. W takich przypadkach, już podczas rozmowy wstępnej można wytypować, który sprzęt nie może zostać poddany procesowi data recovery.
Kolejne pytanie konsultanta dotyczy przyczyny utraty danych – czy np. użytkownik je wykasował, ewentualnie czy sprzęt został zniszczony fizycznie, czy być może dane zniknęły w innych okolicznościach? W odpowiedzi klient zaczyna się jąkać i mówi, że nie wie co się stało, ale danych po prostu nie ma w tej chwili na telefonie. Następne pytanie konsultanta – czy po stwierdzeniu braku dostępu do danych użytkownik przywracał ustawienia fabryczne, bądź wykonywał inne operacje lub jakiekolwiek inne działania na danych, które mogłyby nadpisać poprzednią zawartość nowymi informacjami? To pytanie zwykle mocno przerasta wiedzę przeciętnego użytkownika i wystawia jego cierpliwość na dużą próbę, wiele osób nie ma bowiem najmniejszego pojęcia czym jest przywrócenie ustawień fabrycznych.
W takiej sytuacji, w braku możliwości przeprowadzenia chociażby wstępnej weryfikacji możliwości odzyskania danych, klient proszony jest zwykle o dostarczenie nośnika do laboratorium firmy w celu zbadania stanu struktury logicznej zawartości nośnika, czyli przeprowadzenia analizy, która wskaże również na możliwość przywrócenia dostępu do danych. Przy czym użytkownik, po wysłuchaniu kolejnych pytań, na które nie znajduje odpowiedzi dochodzi do przekonania, że jednak źle trafił, ponieważ z jego punktu widzenia, specjaliści w profesjonalnej firmie data recovery od razu powinni wiedzieć, czy dane będzie można odzyskać czy nie.
Oczywiście niektóre serwisy komputerowe, bądź punkty naprawiające telefony komórkowe, nie specjalizujące się w odzyskiwaniu danych, od razu zapewniają klienta, że są w stanie zrobić wszystko (po to tylko, by w ogóle ściągnąć klienta), z czego muszą niejednokrotnie wycofać się już po otrzymaniu i weryfikacji sprzętu. Dlatego profesjonalne firmy nie stosują takich zabiegów z kilku powodów – po pierwsze wybierają jasne sytuacje, z których nie muszą się później tłumaczyć, po drugie stawiają na zadowolenie klienta, który nawet jeśli odejdzie z kwitkiem po rozmowie telefonicznej i zostanie poproszony o dostarczenie nośnika do laboratorium, to i tak będzie mniej niezadowolony, niż w sytuacji, kiedy otrzyma obietnicę naprawy sprzętu, z której serwis nie będzie mógł się wywiązać.
